خطاهای رایج کار کارآفرینان در وصول مطالبات

مالکان مؤسسات بازرگانی غالباً هنگام تلاش برای وصول مطالبات مشتریان خود مرتکب اشتباهاتی میشوند. کنترل سوابق اعتباری مـشتریان و انعقـاد قرارداد فروشی که دقیقاً بیانگر مفاد قرارداد در صورت معوق شدن حساب باشد میتواند به تقلیل مشکلات ناشی از وصول مطالبات کمک کند. بـا ایـن وجـود، حتی بهترین سیستم ها هم دیر یا زود با مشتریان بد حساب مواجه میشوند. در این صورت چه اتفاقی خواهد افتاد؟
مالکان شرکت ها باید از خطاهای زیر در زمینۀ وصول مطالبات اجتناب کنند:

خطای ۱ : تأخیر در تماس تلفنی در زمینۀ وصول مطالبات:
بسیاری از کارآفرینان، زمان و منابع ارزشمند خود را صرف ارسال چهار یا پنج نامۀ هشدار دهنده به مشتریان بدحساب میکنند که معمولاً اثر بخشی کمی دارد. در عوض، هنگامیکه سررسید صورتحسابی گذشت، ظرف یک هفتـه بـا مـشتری مـذکور تمـاس بگیرید تا مطمئن شوید که او صورتحساب مذکور را دریافت کرده و اطلاعات آن دقیق است. از او درخواست پرداخت آن را نمائید.

خطای ۲ :قصور در درخواست از مشتری برای پرداخت صورتحساب برای اجتناب از عصبانی کردن مشتری:
بعضی از کارآفرینان بـا فروتنـی از مـشتری میپرسند: آیا فکر نمیکنید که باید این صورت حساب را بزودی بپردازید؟ در عـوض، محکـم ولـی بـه صورت کـاملاً حرفـه ای درخواسـت پرداخـت کـل مبلـغ صورتحساب را تا یک تاریخ معین نمایید.

خطای ۳ :مستأصل به نظر برسید:
بعضی از کارآفرینان ضعف خود را با بیان این موضوع نشان میدهند که باید پرداخت هایی را انجام داده و یا نمیتوانند حقوق کارکنان یا صورت حسابهای خود را بپردازند. این امر اهرم و نیروی بیشتری را در اختیار مشتری قرار میدهد تا تخفیف یا زمان بیشتری بگیـرد. در عـوض، از او بخواهید صورتحساب مذکور را بپردازد چرا که تاریخ سررسید آن گذشته است. هیچگونه توضیح دیگری نیز در این زمینه به او ندهید. به خاطر این درخواسـت از او معذرت خواهی نکنید. این پول شماست.

خطای ۴ :صحبت توأم با خشونت:
برخورد زننده با مشتریان بدهکار سبب نمیشود که آنها پول خود را سریع تر بپردازند. این موضوع ممکن است نقض قـانون وصول عادلانۀ مطالبات تلقی شود. در عوض، هنگام برخورد با مشتریان بدحساب، همچنان مؤدب و حرفه ای بمانید (حتی اگر فکر میکنید مـستحق ایـن امـر نیستند). هیچگاه مشتری خود را از دست ندهید. با بی ادبی شهرت خود را خراب نکنید.

خطای ۵ :سعی در یافتن مشکلات مشتری:
بعضی از کارآفرینان فکر میکنند که لازم است علت عدم پرداخت صورت حساب ها توسط یک مشتری را بیابنـد. در عوض، وقت خود را صرف کارآگاه بازی نکنید. تلاش خود را بر فعالیت بازرگانی و وصول پول خود متمرکز کنید.

خطای ۶ :طرح این سئوال از مشتری که چه میزان قدرت پرداخت دارد:
هنگامی که مشتریان اظهار میکنند که نمیتواننـد بهـای صورت حـساب را بطـور کامل بپردازند، کارآفرینان بی تجربه میپرسند، خوب شما چقدر قدرت پرداخت دارید؟ آنها نمیدانند که با این سؤال کنترل شرایط را بدست مشتری سپرده اند. در عوض، از همان آغاز کنترل مذاکرات را در دست بگیرید. بگذارید مشتری بداند که شما انتظار پرداخت کل پول را دارید. اگر نتوانید کل پرداخت را بلافاصله وصول کنید، یک ضرب الاجل جدید را برای او معین کنید. تنها به عنوان آخرین چاره میتوانید یک طرح پرداخت طولانی تر را پیشنهادکنید.

خطای ۷ :پس از دریافت وعده پرداخت از مشتری، همچنان به صحبت های خود ادامه دهید:
بعضی از کارآفرینان نمیدانند که چه زمانی باید صحبت خـود را قطع کنند و به همین دلیل قضیه را خراب تر میکنند. آنها پس از دریافت وعده پرداخت توسط مشتری، همچنان به روده درازی ادامه میدهند. در عوض، بلافاصله پس از دریافت قول و تعهد مشتری مذکور صحبت را تمام کنید. توافق را بصورت خلاصه درآورده، از مشتری تشکر کرده و با یـک نکتـۀ مثبت به صحبت مذکور خاتمه دهید.

خطای ۸ :تماس تلفنی با مشتری بدون آمادگی قبلی:
بعضی کارآفرینان بدون اطلاع از تاریخ سررسید صورت حساب ها و مبلغ آن اقدام به تماس تلفنـی مـیکنند. این تلاش معمولاً بی ثمر است. در عوض، قبل از تماس تلفنی جزئیات حساب مذکور را بررسی کرده و درخواست خود را دقیقاً مشخص کنید.

خطای ۹ :اعتماد به حافظۀ خود:
بعضی از کارآفرینان فکر میکنند که میتوانند تماس های قبلی در ارتباط با وصول مطالبات، صحبت ها و توافقنامه های قبلـی را به خاطر بیاورند. در عوض، سوابق دقیقی از تمام تماس ها و صحبت های قبلی را نگهداری کنید. یادداشت هایی را درباره تماس با هـر یـک از مـشتریان و توافـق حاصله تهیه کنید.

خطای ۱۰ :سپردن فرآیند کنترلِ وصول مطالبات به کامپیوتر:
کارآفرینان بی تجربه تصور میکنند که کامپیوتر میتواند وصول مطالبات را برای آنها مدیریت کند. در عوض، به خاطر داشته باشید که کامپیوتر ابزار ارزشمندی در وصول مطالبات است ولـی کنتـرل آن را شـما در دسـت داریـد. هـشدارهـای مربـوط بـه صورتحساب های سررسید گذشته میتواند منجر به وصول بعضی از حساب ها شود ولی تلاشهای شخصی شما معمولاً به نتایج بهتـری خـتم خواهـد شـد. هنگـام وصول حساب ها، اگر سایر کارکنان شرکت که مشغول پیگیری وصول مطالبات مشتریان هستند از کم و کیف قضیه آگاه شوند معمولاً به نتایج بهتـری خواهیـد رسید.

درباره ی مهتاب معصومی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

5 × چهار =